Fahrtenbuch - Fragen und Antworten (FAQ)

Anerkennung Finanzamt
Ausdruck der Änderungsprotokolle bei Prüfungen
Installations- und Startprobleme
Anzahl Fahrtenbücher, Fahrzeuge und Fahrer
Fahrtenbuch Abschlüsse
Ich bekomme einen neuen PC
Lizenzvergabe / Freischaltung / Drucken
Fehler bei Datensicherung / Datenübernahme / Datenrücksicherung / interne Tagesssicherung
Fehlende Reisezeiten bei Import von iPhone, Android..
Datenübernahme in neue Programmversionen (auch Demo)
LiVE-Update-Manager funktioniert nicht
Fehlermeldungen / Reparaturservice
Achtung! WINDOWS 7-11 und Internet Security
Drucker-Probleme unter Windows 10

Allgemein / Updates 

Bekomme ich mit der Bestellung eine CD-ROM und ein Handbuch?

Nein, nur wenn Sie auch eine CD oder weitere Datenträgerversionen (z.B. USB-Drive) bestellt haben.
Aktuelle Versionen finden Sie immer hier im Internet. Auch das Handbuch (pdf), die Anlage (pdf) und die Hilfe wird hier aktualisiert und kann ausgedruckt werden.

Welche Supportleistungen werden angeboten?

Supportanfragen können Sie unter Support stellen und werden an Werktagen per E-Mail innerhalb von Stunden bearbeitet. Sollte ein Problem schwer oder nicht per E-Mail lösbar sein, so erreichen Sie uns unter den angegebenen Rufnummern und Zeiten (siehe Kontakt).
Fernwartungen und weitere Dienstleistungen werden nach Aufwand berechnet.

Habe ich die Möglichkeit kostenlos auf Updates zuzugreifen?

Ja. Aktuelle Updates und eine Beschreibung dazu finden Sie unter Update. Ab der Version 5.03 haben Sie die Möglichkeit unser LIVE-Update zu benutzen. Bei bestehender Internetverbindung bleiben Sie so immer up-to-date.

Anerkennung Finanzamt  

Grundsätzlich gibt es leider keine Abnahme oder Zertifizierung elektronischer Fahrtenbücher durch die Finanzbehörden. Wir haben uns von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfergesellschaft in einem intensiven Test unseres Fahrtenbuches bestätigen lassen, dass wir alle gesetzlichen Forderungen erfüllen (Testat).

"Angaben wie: Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Reiseziel mit Reiseroute, Reisezweck, Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner, Abfahrts- und Ankunftszeiten, der Nachweis von Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits- oder Betriebsstätte werden zwingend erfasst."

"Bei Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungsgeräten müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert sein."

Unser Fahrtenbuch ist eine datenbankorientierte Softwarelösung mit Plausibilitätsprüfungen (Ereignisaufzeichnung, Reisekostenabrechnung..) und keine EXCEL-Datei.

Nachträgliche Stornierungen und Buchungen, wie in einer Finanzbuchhaltung möglich, können aufgrund der fortlaufend geführten km-Stände nicht unterstützt werden. Mit dem Ausdruck des Fahrtenbuches wird unser Fahrtenbuch abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden. Ausgedruckte Fahrten werden unwiderruflich gelöscht und der neue nicht änderbare Übertrag wird automatisch gebildet.

Ab der Erstellung des monatlichen Fahrtenbuches bis zum Abschluss (Monatsende), können Fahrten geändert oder gelöscht werden. Diese Änderungen werden in einer internen Protokolldatei (nicht änder- oder löschbar) protokolliert.

Das Änderungsprotokoll kann jederzeit, auch für bereits längst abgeschlossene Fahrtenbücher für einen wählbaren Zeitraum auf Wunsch ausgedruckt werden.

Wie bei jeder Art der Fahrtenbuchführung ist eine wiederholte Aufzeichnung auch durch uns nicht auszuschließen. Sollte eine Neuinstallation des Fahrtenbuches und Erfassung von Fahrten z.B. auf neuem PC stattfinden, sind diese Vorfälle zu dokumentieren und sämtliche Ausdrucke für die Vorlage bei den Finanzbehörden aufzuheben.

Auf jedem Ausdruck des Fahrtenbuches wird in der Fußzeile die Echtheit unseres Fahrtenbuches mit Copyright und Versionsnummer nachgewiesen. 

Bei Prüfungen unserer Kunden durch das Finanzamt kam es bisher sicher auch zu Diskussionen aber zu keinen Beanstandungen. Bleiben Sie hartnäckig!

Hier finden Sie unsere Konformitätserklärung und die Prüfungsbestätigung (Testat)  des Wirtschaftsprüfers zum ausdrucken, sowie die BMF-Schreiben (PDF) aus 01/2002, 11/2005, 07/2006 und 11/2009.

Ausdruck der Änderungsprotokolle bei Prüfungen 

Ein Änderungsprotokoll kann wie alle Berichte für den vom Prüfer angeforderten Zeitraum jederzeit ausgedruckt werden. Wählen Sie das betreffende Fahrtenbuch und öffnen es. Unter Drucken finden Sie den Bericht...

Anzahl Fahrtenbücher, Fahrzeuge und Fahrer 

Mit dem Fahrtenbuch können gleichzeitig 10 Fahrtenbücher (Fahrzeuge) verwaltet werden.

Fahrtenbuch Abschlüsse 

Nach dem Ausdruck des Fahrtenbuches auf einem Drucker erscheint die Abfrage, ob Sie das Fahrtenbuch abschließen möchten. Dies funktioniert nur, wenn das Startdatum auch dem Datum der ersten Fahrt entspricht. Angenommen Sie haben Fahrten vom 01.01. bis zum 28.02. erfasst. Sie können einen Abschluss für diesen gesamten Zeitraum oder für den Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.01. durchführen. Bei jedem Abschluss wird automatisch ein neuer Übertrag gebildet. Drucken Sie das Fahrtenbuch im Beispiel allerdings vom 01.02. bis zum 28.02. aus, so erscheint die Abfrage nicht. Vor jedem Abschluss wird eine interne Datensicherung unter .. Fahrtenbuch\Backup\.. durchgeführt.

Mit dem Abschluss werden alle Fahrten des gewählten Zeitraumes endgültig gelöscht und können mit einer Datenübernahme aus Ihrer oder der internen Datensicherung wieder hergestellt werden.

Alle abgeschlossenen Fahrten können angezeigt und erneut gedruckt werden (Menü Fahrtenbuch / Extras). Eine Bearbeitung bereits abgeschlossener Fahrten ist ausgeschlossen.

Installations- und Startproblem  

Hinweise zum Download mit dem Internet Explorer oder Firefox

Das Fahrtenbuch lässt sich nach dem Download nicht installieren.

Sie besitzen Administrator-Rechte zum Installieren von Programmen?
Überprüfen Sie die lokal gespeicherte Datei fahrtenbuch_express_XXX_setup.exe (ca. 6 MB) auf Ihre richtige Dateigröße. Startet das Setup nicht, wiederholen Sie den Download. Führen Sie die Installation nicht von der WEB-Site durch, sondern speichern Sie die Setup-Datei direkt auf Ihrer Festplatte (z.B. unter c:\Eigene Dateien\..) und führen Sie von dort aus (Doppelklick).

Das Fahrtenbuch lässt sich nach erfolgreicher Installation nicht starten.

Sie besitzen Administrator-Rechte zum Ausführen von Programmen?
Der Programmstart wird einmal unter Start\Programme\Fahrtenbuch.. und als Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt. Gelingt der Start unter beiden Einträgen nicht, so starten Sie den Windows - Explorer und wechseln in Ihre Fahrtenbuchverzeichnis (Standard = c:\Fahrtenbuch..).  Hier finden Sie die Datei fahrtenbuch.exe, die Sie bitte starten. Funktioniert das Fahrtenbuch jetzt, so sind Ihre Programmverknüpfungen nicht korrekt. Auf dem Desktop oder unter Start\Programme.. klicken Sie bitte auf dem Fahrtenbucheintrag die rechte Maustaste und wählen Eigenschaften. Hier müssen folgende Eintragungen enthalten sein:

Ziel: "c:\Fahrtenbuch_12M\fahrtenbuch.exe"
Ausführen in: "C:\Fahrtenbuch_12M"

Gegebenenfalls korrigieren Sie diese Einträge. Sollte dies nicht zum Erfolg führen, so deinstallieren Sie das Fahrtenbuch (Systemsteuerung / Software) und installieren es erneut. Bitte beachten Sie dabei auch die Hinweise unter Installation des Fahrtenbuches.

Ich bekomme einen neuen PC  

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

Fertigen Sie eine Datensicherung (Fahrtenbuch - Datenexport - Datensicherung) an Ihrem alten PC an oder kopieren das Fahrtenbuch-Verzeichnis (c:\Fahrtenbuch..) in ein Sicherungsverzeichnis / Laufwerk. Installieren Sie die aktuelle Demoversion auf Ihrem neuen PC und ordern eine neue kostenlose Lizenz. Schalten Sie das Fahrtenbuch mit der Lizenz frei (Fahrtenbuch - Extras - Registrierung). Benutzen Sie die Datenrücksicherung an Ihrem neuen PC (Datenimport - Datenübernahme), um Ihre Datensicherung zu übernehmen.

Für die Datensicherung können Sie einen USB-Drive, externe Festplatten, Netzlaufwerke oder CDs / DVDs benutzen. Bei CDs und DVDs sollten Sie die Sicherung zunächst auf die neue Festplatte kopieren, alle Dateien markieren und den Schreibschutz für alle Dateien entfernen (rechte Maustaste - Eigenschaften).

HINWEIS:

Vor einem PC-Wechsel sollte das Verzeichnis c:\Fahrtenbuch\Backup auch extern gesichert oder auf den neuen PC übertragen werden. Siehe: Änderungsprotokoll

Lizenzvergabe / Freischaltung / Drucken  

Ihre immer unter Download zu findende installierte Demoversion können Sie mit der ersten oder weiteren Lizenznummern zur Vollversion freischalten (Neue Lizenz für neuen PC). Dabei bleiben Ihre Daten erhalten.
 
Tragen Sie die Ihnen zugesandte Lizenznummer und Ihren Namen unter Extras - Registrierung im Menü des Fahrtenbuches ein. Ist Ihnen dabei kein Schreibfehler bei der Lizenznummer unterlaufen, so erhalten Sie einen Hinweis über die ordnungsgemäße Registrierung und auf dem Desktop des Fahrtenbuches bzw. unter Info finden Sie unter "Lizenz" Ihren Namen und der Menüpunkt Extras\Registrierung ist nicht mehr an wählbar. Jetzt können Sie Ihr Fahrtenbuch auf dem Drucker ausdrucken.

Fertigen Sie regelmäßig Datensicherungen an, um zeitaufwendige Neuinstallationen Ihres PCs auszuschließen! Details zu Backup-Lösungen..

Kann ich mein Fahrtenbuch auf zwei PCs installieren und mit der Datensicherung (Rücksicherung) die Daten austauschen? Ja. Allerdings nur, wenn nur Sie das Fahrtenbuch auf dem PC und z.B. Ihrem Notebook nutzen. Für weitere Anwendungen müssen Sie eine weitere Lizenz (Zusatzlizenz) erwerben - siehe Bestellung.

Ich habe einen neuen PC oder habe meinen PC neu eingerichtet. Nachdem ich das Fahrtenbuch installiert habe, ist die Lizenznummer nicht mehr für die Freischaltung der Vollversion gültig. Was nun?
 
Sie erhalten unter Angabe Ihrer Kunden- bzw. Rechnungsnummer per Mail eine Neue Lizenz.

Ich kann nicht korrekt drucken!
 
Erst nach der Freischaltung (Bestellung) ist ein korrekter Ausdruck auf einem Drucker möglich.

Fehlermeldungen beim drucken auf Drucker / Seitenansicht

Generell gilt: Möglichst originale Druckertreiber des Betriebssystems benutzen!
Installieren Sie einen Standarddruckertreiber des Betriebssystems für Ihren Drucker oder einen "Allgemein / Standard" - "Universal/Nur Text / Generic/Text Only" Treiber. Auch ein "HP Laserjet .." funktioniert immer. Machen Sie ihn vorübergehend zum Standarddrucker (rechte Maustaste) und testen den Bildschirmausdruck des Fahrtenbuches. In den meisten Fällen gibt es auch nach dem Rücksetzen des Standarddruckers auf Ihren vorhanden Drucker keine Probleme mehr, wenn der oben beschriebene Druckertreiber einfach installiert bleibt.

Fehler bei Datensicherung / Datenübernahme / Datenrücksicherung   

Fertigen Sie regelmäßig externe Datensicherungen an (Netzlaufwerk, USB-Stick oder weitere Datenträger)!

Zusätzlich wird beim Beenden des Fahrtenbuches eine Tagessicherung im Unterverzeichnis .\Backup\. abgelegt und kann jederzeit für eine Rücksicherung verwendet werden. Vor jedem Fahrtenbuch-Abschluss wird vom Programm auch noch eine interne Datensicherung angefertigt. Sollte bei einem Abschluss etwas schief gehen (z.B.: Abschluss ok und Drucker streikt), so können Sie auch diese Sicherung benutzen.

Sie finden Sie unter: c:\Fahrtenbuch_12M\Backup\FB_Backup_Datum_Uhrzeit\..

Gelingt ein Programmstart und die Datenrücksicherung nicht mehr, so können alle Dateien des Sicherungsverzeichnisses auch manuell wieder zurück in das Programm-Verzeichnis (c:\Fahrtenbuch..\..) kopiert werden. Dabei müssen alle vorhandenen Dateien ÜBERSCHRIEBEN werden. 

Fehlende Reisezeiten bei Import von iPhone, Android..

Die Gesamtreisezeiten und Reisekostenabrechnungen werden nach dem Import nicht angezeigt?
Öffnen Sie die Fahrtenbuchauswahl und korrigieren Ihren Startort (Büro) wie auf Ihrem mobilen Gerät.
Anschließend bearbeiten Sie die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch oder wiederholen den Import nach dem Löschen aller Fahrten des letzten Importes.

Datenübernahme in neue Programmversionen 

Installieren Sie die aktuelle Demoversion, wie vorgeschlagen unter: "c:\Fahrtenbuch_12M..", in einem neuen Verzeichnis, da sonst Ihre vorhandenen Fahrtenbuch-Daten unter: c:\Fahrtenbuch_12M.." überschrieben werden!

Somit können Sie mit beiden Versionen arbeiten und Daten aus der alten in die neue Version übernehmen. Über den Menüpunkt: Datenschnittstellen / Übernahme können Sie Ihre Daten aus dem alten Fahrtenbuchverzeichnis oder Ihrem Sicherungsverzeichnis importieren. Während des Importes sollte natürlich Ihr altes Fahrtenbuch nicht geöffnet sein!

Nach der Datenübernahme aus Programmversionen < Version 12M 9.04. vom 14.01.2014 (Version 5 - 8) MUSS UNBEDINGT in den Fahrzeugeinstellungen einmal ein Länderwechsel (D<->A, A<->D) erfolgen, um alle Pauschalen wieder zu aktualisieren.

Nach der Datenübernahme können Sie Ihre Fahrzeuge und Fahrtenbücher überprüfen und weiterarbeiten. Läuft alles ohne Probleme, so können Sie Ihr altes Fahrtenbuch über die Systemsteuerung \ Software deinstallieren.
Sollte nach der Deinstallation Ihr altes Fahrtenbuchverzeichnis noch vorhanden sein, so löschen Sie es manuell mit dem Windows-Explorer. Dies funktioniert alles bereits mit der Demoversion. Wenn Sie die neue Version bestellt haben, erhalten Sie Ihre neue Lizenznummer und können die Demo frei schalten.

LiVE-Update-Manager funktioniert nicht 

Sie benötigen nur das Recht FTP-Verbindungen (Port 21/22 - Intern > Port 24xx) aufzubauen. Wenn  Ihre Firewall dies blockt, kann keine Übertragung stattfinden. Versuchen Sie die Firewall kurzfristig abzuschalten.
Sollte Sie keine Verbindung aufbauen können, so wenden Sie sich an Ihren Netzwerk-Administrator oder gehen Sie wie folgt vor:

• Fertigen Sie eine Datensicherung Ihres Fahrtenbuches an und merken sich das Sicherungslaufwerk und Verzeichnis Ihrer Datensicherung.

• Deinstallieren Sie das Fahrtenbuch.

• Installieren Sie die aktuelle Demoversion von unserer WEB-Site und ordern gleich eine neue kostenlose Lizenznummer zum frei schalten.

• Nach der Freischaltung starten Sie die "Datenübernahme aus älteren Versionen" aus dem Menü "Datenimport", um Ihre Daten aus Ihrer Datensicherung wieder herzustellen.

Fehlermeldungen / Reparaturservice  

Fehlermeldung beim Start: "Sie haben das Fahrtenbuch ein zweites Mal gestartet..."

Überprüfen Sie, ob Sie das Fahrtenbuch tatsächlich nicht ein zweites Mal gestartet haben. Schließen Sie das Fahrtenbuch und Starten es erneut. Tritt die Meldung wieder auf, beenden Sie das Fahrtenbuch und überprüfen Ihre Festplatte auf eventuelle Datenfehler (Eigenschaften von c:\ | Extras). Sollte der Fehler immer noch bestehen, so können Sie A) Ihre letzte Datensicherung zurückspeichern oder B) Ihre Daten lt. nachfolgendem Punkt an uns einsenden.

Einsendung / Reparatur von Fahrtenbüchern

Sollten Ihr Fahrtenbuch unter Beachtung aller Hinweise auf dieser Seite immer noch nicht ordnungsgemäß laufen, so bieten wir Ihnen folgenden Service.
Öffnen Sie den Explorer und wechseln in das Fahrtenbuchverzeichnis, markieren alle Dateien (möglichst ohne die Dateien vfp9r.dll und vfp9rdeu.dll !) und packen Sie (rechte Maustaste) z.B. mit 7-Zip in eine Datei mit beliebigem Namen.
Senden Sie uns diese Datei *.rar per Mail zu. Wir reparieren Ihre Daten, stellen fehlende Daten wieder her und senden Ihnen die Datei innerhalb von 24 Stunden zurück. Nach dem Entpacken in das gleiche Verzeichnis (Daten werden alle überschrieben) läuft Ihr Fahrtenbuch auf jeden Fall!

Achtung! WINDOWS 7-11 

Installieren Sie das Fahrtenbuch mit Administratorrechten im vorgeschlagenen Installationsverzeichnis unter: c:\Fahrtenbuch_12M.. und es gibt keine Probleme.

Wenn Sie ein Windows-Verzeichnis, wie unter XP: c:\Programme\Fahrtenbuch_12M..  auswählen,
gibt es zwei Lösungsvarianten um Probleme mit der Benutzerkontensteuerung von Vista, 7 - 11 zu vermeiden:

Installieren Sie das Fahrtenbuch - starten es aber noch nicht!

Variante A:
Schalten Sie generell die neue "Benutzerkontensteuerung" aus.
(Systemsteuerung / Benutzer / Benutzerkontensteuerung ausschalten - Neustart)

Variante B:

Markieren Sie im Datei-Explorer das Verzeichnis "c:\Fahrtenbuch_12M" und drücken die rechte Maustaste. Unter "Eigenschaften - Sicherheit - Erweitert" markieren Sie den "Benutzer (PC\Benutzer)" und gehen auf "Bearbeiten" bis Sie diesem Benutzer das Recht "Vollzugriff" zugewiesen haben. Jetzt bestätigen Sie bitte alle Eingaben.

Nach der Ausführung der Variante A oder B können Sie das Fahrtenbuch starten. Fehlermeldungen, die durch das Ändern, Speichern oder Löschen von Daten hervorgerufen wurden, sollten jetzt nicht mehr auftreten. Wenn doch, so kontrollieren und konfigurieren Sie Ihren Virenschutz oder Internet-Security.

Admin-Rechte  

Um Dateien anzulegen und mit ihnen arbeiten zu können, werden Admin-Rechte (Vollzugriff -  alle Rechte) für das Programmverzeichnis und alle darin enthaltenen Dateien benötigt. Kontrolle: Dateiexplorer - Programmverzeichnis (c:\Fahrtenbuch..) - rechte Maustaste - Eigenschaften - Sicherheit - Bearbeiten - Vollzugriff zulassen (alle Hacken) für alle Benutzer.

Internet Security  

Eine Internet Security soll Sie vor Angriffen und Viren aus dem Internet schützen. Dieser Schutz ist wichtig, sollte aber ein normales Arbeiten immer noch zulassen. Dies ist leider oft nicht der Fall.

Zum Beispiel blockiert der aktivierte Proaktive Schutz der Kaspersky Internet-Security und PURE den Datenzugriff beim Löschen von Datensätzen in unseren DBF-Datenbanken. Hier erhalten Sie bereits bei Programmstart einen entsprechenden Hinweis.

Auch Norton, Trend Micro und weitere nehmen sich das Recht heraus, unsere Programmdateien (mit oder ohne Nachfrage) zu löschen oder in die Quarantäne zu verschieben.

Im Downloadbereich stellen wir für diesen Fall die jeweils aktuelle Programmdatei zum Speichern in Ihrem Programmverzeichnis zur Verfügung.

Auch der Zugriff auf unsere Datenbanken (*.dbf, *.ftp, *.cdx) wird oft gesperrt und macht eine Datenverarbeitung und sogar Transaktionen unmöglich.

Bringen Sie Ihrer Internet-Security die entsprechende Regel bei:

Programmverzeichnis von Überwachungen und Prüfungen ausschließen!

Unsere Programme sind mit MS Visual Foxpro 9 programmiert und verwenden (nur wenn Sie dem auch zustimmen!) zum Senden von Fehlermeldungen die von Windows bereitgestellte cdosys.dll aus dem Windows-Verzeichnis. Es handelt sich also um keinen Trojaner oder sonst gefährliche Programmdatei mit der Sie arbeiten möchten.

Bitte lesen Sie unbedingt auch das Handbuch oder die Hilfe Ihrer Internet Security und halten auch diese immer "up to date"!

Drucker-Probleme unter Windows 10 

Windows 10 sucht bei jedem Ausdruck nach neuen Druckern. Dies kann so lange dauern, dass es zu Programm-Fehlermeldungen kommt (Timeout). Hier einige Hinweise zur Fehlerbehebung:

Unter "Einstellungen - Geräte" den Schalter "Standard-Drucker von Windows verwalten lassen" auf "Aus" stellen.

Unter "Verwandte Einstellungen" - "Geräte und Drucker" (jetzt sucht das schlaue Windows viel zu lang) einen aktuellen Windows 10 Druckertreiber installieren und eine Standard-Schnittstelle (LPT1, USB, IP..) verwenden.

Möglichst keine Hersteller-Tools (Printjob-Verwaltung usw.) installieren, eher einen Standard-Windows 10 Drucker verwenden.